Der Block Externe Dateiarchivierung bietet Lehrenden die Möglichkeit, Dateien für die revisionssichere Archivierung bereitzustellen, die nicht über die Aktivitäten Aufgabe oder Test entstehen.
Geeignet sind Unterlagen, die im Prüfungsverfahren anfallen und fünf Jahre lang unverändert abgespeichert werden müssen.
Der WORM-Speicher (Write Once Read Many) befindet sich außerhalb von Moodle-Exam und wird von der Hochschul-IT bereitgestellt.
Dieser Block wird mit dem Moodle-Plugin „Course Files Archive“ umgesetzt. Die Entwicklung des Plugins durch das eLearning-Team der Hochschule Niederrhein wurde durch das Fellowship „Prüfung hoch III Drei“ in Zusammenarbeit mit dem Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft e.V. unter dem Projekttitel "Archive To Go" gefördert und unter einer General Public License veröffentlicht.
Block nur für revisionssichere Archivierung nutzen
Bitte speichern Sie nur Dateien mit dem Block Externe Dateiarchivierung ab, die revisionssicher archiviert werden müssen, da sie fünf Jahre lang nicht gelöscht werden können und wertvollen Speicherplatz verbrauchen.
Inhalt
Anlegen der Externen Dateiarchivierung
Der Block Externe Dateiarchivierung kann nur in der Blockleiste eines Moodle-Kurses angelegt werden. Weiter Informationen zu Blöcken finden Sie im Moodle-Handbuch auf der Seite Blöcke in Moodle.
Block nicht sichtbar für Studierende
Der Block Externe Dateiarchivierung kann nur von Personen angelegt und eingesehen werden, die im betreffenden Kurs oder im Kursbereich die Rolle Lehrperson oder Manager haben. Studierende können den Block nicht sehen.
Um in Ihrem Moodle-Kurs einen Block hinzuzufügen, muss der Bearbeitungsmodus aktiviert und die Blockleiste geöffnet sein. Durch Anklicken des Buttons Block hinzufügen öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, wo Sie den Block Externe Dateiarchivierung auswählen können.
Verwendung der Externen Dateiarchivierung
Damit Dateien in in das Archiv hochgeladen werden können, muss wie folgt vorgegangen werden:
1. Dateien hochladen
Dateien können entweder über Drag-and-Drop oder über die Dateiauswahl hinzugefügt werden. Zusätzlich können Sie auch Verzeichnisse anlegen.
2. Speichern der Dateien
Als nächstes müssen die Dateien über den Button Änderungen speichern gespeichert werden. Wichtig zu beachten ist, dass die Dateien nach dem Anklicken von Änderungen Speichern noch nicht archiviert sind. Die Einleitung der Archivierung erfolgt erst im nächsten Schritt.
3. Bereitstellung der Dateien für den abendlichen Transfer in das Archiv
Durch das Anklicken des Buttons Archivierung einleiten werden die Dateien, die im Block Externe Dateiarchivierung gespeichert sind, in ein Verzeichnis (auch "Repository") kopiert und sind damit für die Archivierung bereitgestellt. Das System überprüft jeden Abend ab ca. 20:00 Uhr, ob sich Dateien im Repository befinden und archiviert diese dann revisionssicher im WORM-Speicher.
Über den Button Übersicht Archivdateien besteht die Möglichkeit zu überprüfen, welche der Dateien für die Archivierung bereitgestellt sind und welche nicht.
Für die Archivierung bereitgestellte Dateien sind mit einem blauen Häkchen gekennzeichnet.
In die Archivierung übernommene Dateien sind mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet - das geschieht über Nacht.
Für die Archivierung nicht bereitgestellte Dateien sind mit einem Kreuzchen gekennzeichnet - im Block müssen Sie auf den Button Archivierung einleiten klicken.
"Archivierung einleiten" nur verfügbar in Kursbereichen mit Archivierung
Der Block Externe Archivierung kann nur für die Archivierung genutzt werden, wenn sich der betroffene Kurs in einem Kursbereich befindet, der für die Archivierung vorgesehen ist. Sollte der Kursbereich nicht für die Archivierung vorgesehen sein, ist der Button Archivierung einleiten grau statt orange und kann nicht angeklickt werden.
Damit die Daten archiviert werden können, müssen Lehrende den Prüfungskoordinator:innen ihres Fachbereiches Bescheid geben. Prüfungskoordinator:innen des Fachbereiches können den betroffenen Moodle-Exam-Kurs in den für die Archivierung vorgesehenen Kursbereich verschieben. Ist dies geschehen, kann der Button Archivierung einleiten angeklickt werden.
Prüfungskoordinator:innen wenden sich an eLearning@hs-niederrhein.de und nennen den Kursbereich und den Kursunterbereich, in dem der Block Externe Archivierung genutzt werden soll. Bitte beachten Sie, dass es notwendig ist das eLearning-Team zu informieren, wenn Sie neue Kursunterbereiche erstellen!
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