Nachdem die verantwortlichen Personen einen Kurs erstellt haben um ein Prüfungsverfahren oder eine Einreichung über Moodle-Exam durchzufühen, müssen Sie die Prüfling einschreiben.

Inhalt

Prüfungsteilnehmende oder Prüflinge einschreiben

• Rechtzeitig vor dem Prüfungsverfahren müssen die Studierenden in den Prüfungskurs eingeschrieben wreden. Hierfür ist in Moodle die Rolle Manager/in auf Kursbereichsebene erforderlich (bitte beantragen bei elearning@hs-niederrhein.de mit Ihrem Dekan oder Ihrer Dekanin in cc).
• Die Einschreibung erfolgt über eine CSV-Tabelle, die aus EXA/QISPOS gezogen und im Prüfungskurs hochgeladen wird.
• Es ist auch möglich, die Prüflinge direkt in Gruppen einzuschreiben, falls dies von Prüfenden gewünscht ist.

Anleitung: CSV-Einschreibung

In dieser Anleitung wird beschrieben, wie Studierende effizient in einen Prüfungskurs in Moodle-Exam eingeschrieben werden können. Hierzu wird eine Liste von HN-Mailadressen benötigt, die als CSV-Datei in Moodle hochgeladen wird. Die HN-Mailadresse ist das Identifizierungsmerkmal in Moodle-Exam, um Studierende, die sich für ein Prüfungsverfahren mit Test/Aufgabe angemeldet haben, in einen Kurs einschreiben zu können.

Die CSV-Datei

In diesem Abschnitt wird die Erstellung einer geeigneten CSV-Datei beschrieben, wie sie in Moodle zur Einschreibung von Studierenden benötigt wird.

Zur korrekten Identifikation der Studierenden werden ihre HN-Mailadressen benötigt. Diese sind direkt mit den Moodle-Accounts der Studierenden verknüpft und können so zur Kurseinschreibung genutzt werden. Eine Liste, die diese Informationen enthält, kann über die Prüfungssysteme EXA und QISPOS erfasst und extrahiert werden. Andere Wege, solch eine Datei zu erzeugen, sind ebenfalls möglich.

Erfahrungsgemäß solle die Einschreibung der Studierenden erst nach Ablauf der Rücktrittsfrist, jedoch ca. 3-4 Tage vor dem Prüfungstermin durchgeführt werden. Informieren Sie die Studierenden bitte (beispielsweise über die Lehrperson), wann diese eingeschrieben werden.

Sobald die extrahierten Informationen aus EXA/ QISPOS in einer Excel-Tabelle (.xlsx) vorliegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Falls noch nicht geschehen, entfernen Sie bitte alle Spalten außer der HN-Mailadressen der Studierenden.

2. Entfernen Sie, sofern vorhanden, die Zeile mit der Spaltenüberschrift. Diese wird von Moodle nicht benötigt und erzeugt lediglich einen Warnhinweis beim Einschreibeprozess. Der beigefügte Screenshot zeigt die Struktur der CSV-Datei mit zusätzlichen Hinweisen. Diese Hinweise bitte nicht in Ihre Datei übernehmen.

   
   

3. Speichern Sie die Excel-Tabelle nun als CSV-Datei. Wählen Sie dazu bei „Speichern unter“ das Dateiformat CSV (Trennzeichen getrennt) (.csv) (Bitte halten Sie sich an dieses Dateiformat).

   
   

4. Am Ende erhalten Sie eine CSV-Datei, die Sie jederzeit in Excel bearbeiten können.
5. Optional: Wünschen Sie bzw. die Lehrperson eine Gruppeneinteilung der Studierenden, um beispielsweise verschiedene Aufgabenstellungen pro Gruppe zu stellen, können Sie eine weitere Spalte mit dem Gruppennamen (beispielsweise: Gruppe A) hinzufügen. Achten Sie hierbei auf eine möglichst zufällige Zuordnung.

Der Einschreibeprozess

In diesem Abschnitt wird der eigentliche Prozess der Einschreibung über eine CSV-Datei beschrieben. Im Vordergrund stehen dabei nicht nur die einzelnen Schritte, sondern auch der Umgang mit Fehlermeldungen und deren Protokollierung.

Um Studierende über eine CSV-Datei in einen Moodle-Exam-Kurs einzuschreiben, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Wechseln Sie zunächst in den entsprechenden Prüfungskurs.
   Befinden Sie sich im Prüfungskurs, wählen Sie bitte in der Kursnavigation den Menüpunkt Teilnehmer/innen.

   
   

2. Klicken Sie im darauffolgenden Fenster im Auswahlmenü unterhalb der Kursnavigation auf den Menüpunkt Einschreibungen und Gruppenzuweisungen importieren.

   Sie gelangen nun in das Einstellungsfenster für die CSV-basierte Nutzenden-Einschreibung.

   Kursiv

   
   

3. Hier wählen Sie bitte im Abschnitt Nutzerzuordnung beim Menüpunkt Feld für die Nutzerzuordnung die Option E-Mail-Adresse aus.

   
   

4. Optional: Wünschen Sie eine Gruppeneinteilung, wählen Sie bitte unter Gruppenoptionen beim Menüpunkt In Gruppen einschreiben die Option Ja. Sollten im Prüfungskurs noch keine Gruppen angelegt worden sein (Informationen zum Anlegen von Gruppen finden Sie im Kapitel Gruppen im Moodle-Handbuch), können Sie weiterhin die Option Gruppen erstellen: Ja auswählen. Ansonsten achten Sie bitte darauf, dass die Gruppenbenennung innerhalb der CSV-Datei mit den im Prüfungskurs angelegten Gruppen übereinstimmt.

   
   

5. Als nächstes können Sie die CSV-Datei am einfachsten per "Drag & Drop“ aus ihrem Speicherort in das dafür vorgesehene Feld ziehen. Anschließend bestätigen Sie die Einstellungen über einen Klick auf den Import-Button.
   
   
6. Im nächsten Fenster erhalten Sie einen kurzen Statusbericht über die Einschreibung. Hier können die zwei folgenden Szenarien auftreten:

   1. Der Import funktioniert reibungslos. In diesem Fall erhalten Sie die nachstehende Meldung von Moodle und können über einen Klick auf Weiter fortfahren.

      
      

   2. Einige Imports sind fehlgeschlagen. In diesem Fall gibt Ihnen der Statusbericht die fehlerhaften Zeilen in der CSV-Datei an, die zu Fehlern geführt haben. 

      Prüfen Sie in diesem Fall die genannten Zeilen in der CSV-Datei. Gegebenenfalls sind einige E-Mailadressen falsch formatiert worden. Starten Sie den Einschreibeprozess erneut. Wichtig ist hierbei, dass bei einem Fehler nur die fehlerhaften Nutzenden nicht eingeschrieben werden. Alle weiteren Nutzenden werden korrekt eingeschrieben und bei wiederholter Ausführung in der CSV-Datei übersprungen.

      Lässt sich das Problem nicht beheben, bitten wir Sie darum, einen Screenshot vom Statusbericht zu erstellen und mit Informationen zum Kurs (Kursname und Kurslink) sowie einen entsprechenden Betreff an elearning@hs-niederrhein.de zu schicken. Wir kümmern uns dann um die Lösung des Problems.

7. Nach einem Klick auf Weiter werden Sie zur Liste der eingeschriebenen Teilnehmenden zurückgeleitet und können diese noch einmal überprüfen.

   Prüfen Sie bitte, ob tatsächlich alle angemeldeten Prüflinge in den Moodle-Kurs eingeschrieben wurden. Manchmal können E-Mail-Informationen in den extrahierten Listen für einzelne Studierende fehlen.

   Wechseln Sie dazu wieder in die Liste der Teilnehmenden (siehe Punkt 1). Dort wählen Sie als Filter die Option Rollen aus und geben im rechten Feld als Rolle Studierende ein. Wenden Sie den Filter anschließend an.

   Unterhalb der Filtereinstellungen wird Ihnen nun eine Zeile mit den gefundenen Teilnehmenden angezeigt. Vergleichen Sie diese bitte mit der Anzahl der angemeldeten Prüflinge.